会議と社内プレゼン
お店の現場は得意だけど、長時間の会議はどうもと言う方は少なくありません。実りの少ない会議も実際多いのですが、貴重な時間ですから、会社が、店が、自分が前進する会議にしていきましょう。
正しい会議
会議の目的は「改善・改革方法の決定、意思統一」。ただの定期報告はメール配信か、時間圧縮をする。 良い見本はニッサンの大改革を成功させたゴーンさん。
トップからのビジョン、長期計画は明確にしておく。
事前に会議内容を周知徹底しておく。
必要な場合は事前に関係メンバーへの「根回し」をしておく。
根回しの重要性は社風とパワーバランスによって大きく異なる。実施する場合は相手を選び、慎重に。
開始時間を厳守。終了時間も特別な時以外は遵守する。
発言のチャンスを公平に与える。誰でも自由に意見を述べて問題発見、課題解決に向かう。
意見、アイデアを真摯に聞く。様々な視点で質問、ディスカッションをする。
賛成意見も反対意見も徹底的に出し合う。メンバーに悔いや不満が残らないようにする。
ベースにお互いの信頼関係。焦点は人でなく問題点に。
リーダーは内容と共に、発言や提案までの取り組みにも目を向ける。
反対意見を出すときは代替案を出す。
合意に達した決定事項には必ず従う。
あいまいな場合は再検討、再提案させる。
具体的な結論を出す。結果を具体的にまとめ、記録しておく。
《してはいけないこと》
いがみあい、感情的対立。
発言した人の人格や人間性を攻撃。
会議後や後日に、非公式な形での反論。
上手な社内プレゼン
《プレゼンの原則》
準備、リハーサルをしっかり
あがらないようにするのも準備と練習
自信を持ってのぞむ
×おどおど、キョロキョロ、うつむく
身だしなみや態度に気をつける
相手の目を見て話す
人数に関わらず、一人一人と視線を交わす
さわやかさとユーモアでひきつける
ジェスチャーはダイナミックに
話の山場を作り、声にもメリハリ(大小、強弱、高低)をつける
分かってしまうマイナス情報は先に話し、その解決策を示す
(多人数の場合)質問は最後にまとめて答える
最後に話のポイントをくりかえして確認する
《簡潔に、分かり易く、印象深く、話す》
テーマをはっきり。覚え易いプロジェクト名をつける。
無ければ「○○計画2005」「○○プロジェクト2005」で。
短い文章で話す
自信ある部分の語尾は断定形で強調する
○ です、出来ません、ます × 思われます、ようです、かもしれません
具体的なメリットをはっきり示す
現状打開への好材料に
導入に最適なタイミングを示す
期日を区切って決断を迫る
実例をあげ、数値化、具体化する
視覚情報(図、絵、写真、模型)を使う。数値はなるべくグラフか表にする
適当なスピードで話す(標準は1分間に300〜400字
適度の間と適時の質問でコミュニケーションを深める
その分野に精通していること、強い情熱でこのプロジェクトに取り組んでいることを、態度に示す
相手の目を見ながら笑顔でリラックスして
体験談を話す(迫力、リアリティ)
《企画書》
「思い」を伝える。いちばん言いたいことを書く
人に話すように書く
タイトル、サブタイトル、キャッチコピー
読んでみたいサブタイトル、キャッチコピー
簡単に出来ることを訴求
現在の短所を気づかせる
使用前と後の比較
お客様の声
常識と反対の言葉
具体的な数値
本文
目次
全体像・概要(コンセプトマップ)。結論は先に書いてしまう
問題の解決法
企画の背景
具体的な内容・計画
資料、統計データ等
《フリップ(説明パネル)や印刷資料の図表》
グラフ
棒グラフ ‥‥ 比較を表現する
折れ線グラフ ‥‥ 推移を表現する
円グラフ、帯グラフ ‥‥ シェアや内訳を表現する
マップ
ポジションや競合関係を明確にする
チャート
構造や関係を「点・線・面」で視覚的に構成
キーワード化して、図形で囲み、線や矢印で関係づける
マトリックス 多数の要素とそれぞれの関係を明確にする
シンプルに、デザインや色を統一して
《ホワイトボード、黒板を使う》
要点のみを大きく箇条書きにする
右側に立つ場合、ボードの左半分には消したくないポイントやキーワード、右半分には流れに沿って消し書きする内容を記す
キーワードを書く
参加者に背を向けない
ボードと90度以上になるように立つ
参加者が視野に入る姿勢を保つ
話しながら書く
沈黙の時間を作らない
文字は大きく丁寧に
書く内容は覚え、資料を見ながら書かない
《パワーポイント(プレゼン用ソフト)の利用》
スライド作成
余白を活かす
フォントはゴシック系、POP系(タイトル)、Arial系(英字)を使うと見やすい。大きさは1Pに2種類。
背景色は全体で統一する
色数も2〜3色。最高4色で抑える
レイアウトは雑誌を参考にする
タイトルは太字や影、斜体等目立つ書体か、ワードアートを使う。イラストや商品と組み合わせも
イラストや写真はカタログ製作時のものを流用
少人数相手ならデジカメやカメラ付き携帯の画面も利用
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